Blogi julkaistu: 13.9.2018

Joensuu – Edinburgh – Joensuu

Terveiset benchmarking-matkalta Skotlannin pääkaupungista! Benchmarkinghan tarkoittaa vertailukehittämistä ja esikuva-analyysiä, jossa omaa toimintaa verrataan alan parhaita vastaavia käytäntöjä toteuttavien esikuvaorganisaatioiden toimintaan. Halutaan siis oppia alan parhailta ja kehittää omaa toimintaa.

 

Joensuun tapahtumapalveluiden luotsaaman Elinvoimaa tapahtumista –hankkeen tehtäviin kuuluu Joensuun alueen tapahtumien kehittäminen mm. yhteistyön, yrityskumppanuuksien, yhteismarkkinoinnin, kaupunkikulttuurin, tapahtumamatkailun, vaikutustutkimuksen ja tapahtumatuottajien koulutuksen merkeissä. Edinburgh on yksi maailman johtavista festivaalikaupungeista ja esimerkillinen edellä mainituissa. Isolta osin julkisomisteinen Festivals Edinburgh -organisaatio pyörittää valtavaa festivaalien yhteismarkkinointi- ja koordinointikokonaisuutta, josta riittää opittavaa. Se on katto-organisaatio Edinburghin 11:lle festivaalille ja toimii niiden edunvalvojana julkisen sektorin suuntaan.

Elokuu on vuoden kiivainta festivaalisesonkia. Kuukauden aikana käynnissä on viisi isoa kaupunkifestivaalia tuhansine esityksineen ja näyttelyineen. Matkani kolmena päivänä osallistuin Festivals Edinburghin järjestämiin tapahtuma-alan ammattilaisille tarkoitettuihin seminaareihin, joihin hankkeemme sai kutsun. Seminaarien lisäksi tutustuin kaikkien viiden festivaalin ohjelmistoon, näin sain jokaisesta festivaalista myös omakohtaisen kävijäkokemuksen. Päivitin matkapäiväkirjaa tapahtumapalveluiden sosiaaliseen mediaan – toivottavasti niistä löytyisi jollekulle hieman inspiraation kipinää.

Edinburgh benchmarking-kohteena on erityisen oivallinen –  muualta Euroopasta ei juurikaan ole helposti löydettävissä vastaavanlaista maailmankuulua kaupunkifestivaalien matkailukohdetta. Festivals Edinburgh järjestää päivittäin koko kiivaimman sesongin ajan ammattilaisseminaareja ja on myös tunnettu avoimesta tavasta jakaa keräämäänsä tietoa. Monet organisaation raportit, tutkimukset ja toiminnan kuvaukset ovat avoimuuden periaatteen mukaisesti kenen tahansa luettavissa nettisivuilta.

 

Millaisia ajatuksia vierailu sitten minussa herätti?

 

Festivals Edinburgh keskusorganisaationa saa ihmiset tulemaan kaupunkiin, mutta tapahtumat joutuvat käymään kovaa kilpailua kävijöistä. Mekin tarvitsisimme yhteismarkkinointiorganisaation, mutta sen sijaan että kilpailisimme kävijöistä, me voisimme Joensuussa tehdä hyvin synkronoitua yhteistyötä. Se voisi olla meidän juttu! Ja sen pitäisi ehdottomasti näkyä asiakkaalle asti. Kunnollisella yhteistyöllä, ilman kateellisuutta, kaikkien yhteisen potin hyväksi ja virkeän tapahtumakaupungin puolesta.

Elinvoimaa tapahtumista -hankkeen tehtäviin kuuluu myös tuotantoyhteistyön kehittäminen, eli pyrimme löytämään ratkaisuja, joiden myötä tapahtumat voisivat suunnittelussa, toteutuksessa ja markkinoinnissa käyttää yhteisiä resursseja. Voisiko se olla yhteistuottaja? Yhteinen some-velho? Yhteinen graafikko? Yhteinen työtila? Kilpailutettuja ostopalveluja ja valmiita markkinointisopimuksia? Tämän asian pohdinta on vielä lapsenkengissä, mutta tästä on luvassa vielä tänä syksynä työpaja, jossa tätä aletaan tapahtumajärjestäjien kanssa pohtia. Joka tapauksessa ounastelisin, että yhteismarkkinointi, yhteistuotantoresurssit ja lipunmyyntitoiminnot voisi olla järkevää sijoittaa samaan – joko uuteen tai jo olemassa olevaan – organisaatioon.

Paikalliset palveluyritykset pitäisi saada näkyvästi ja hyvillä markkinointisopimuksilla mukaan kaupunkitapahtumiin ja myös tapahtumien kesken voisi olla yhteislippupaketteja ja markkinointia ristikkäin. Kaikkien tietyn ajanjakson tapahtumien pitäisi olla yhteismarkkinoinnissa mukana, toki tietyt kriteerit täytyy määritellä ja yhdessä sopia. Virallisen ohjelman ulkopuoliset tapahtumat näyttävät orvolta ja jäävät ikävästi varjoon. Edinburghissa se varmaankin on vielä sietokyvyn rajoissa, mutta meillä pitää kaikkien puhaltaa samaan hiileen. Meillä ei ole ”varaa” siihen, että joku tapahtuma jätetään orvoksi ulkopuolelle.

Kuka voisi olla sellainen taho, joka olisi sekä yhteismarkkinoija, että mahdollisesti yhteistuottaja – tai ainakin sillä olisi yhteisessä käytössä olevia resursseja, kilpailutettuja ostopalveluja ja viestintäväyliä?  Tämä taho voisi olla myös uusien tapahtumien inspiroija, joka tarjoaisi hyvät peruskanavat yhteisviestintään ja hyvät yhteistyökontaktit. Se voisi myös jatkaa hankkeen aloittamaa tapahtumien tutkimustyötä. Tämä taho voisi tapahtumasesongin aikana pyörittää lippukauppaa Joensuun keskustassa, ja myydä oheistuotteita. Vähän kuten Ilosaarirockin rokkikontti, Fringe Shop ja muiden festivaalien Box Officet Edinburghissa tai MSL:n kesäteatterikioski aikoinaan. Ensi vuoden rokkiviikon sekä super-elokuun tapahtumien yhteismarkkinoinnissa meidän hankkeellamme voisi vahvasti olla näpit pelissä. Suunnittelu- ja synkronointityö voitaisiin aloittaa hyvissä ajoin, mielellään jo tämän syksyn aikana.

Edinburghin Fringe –festivaali toimii agentuurimallisesti: se kokoaa yhteen mukaan ilmoittautuneet esitykset ja tapahtumapaikat, myy niihin lippuja ja ottaa myymistään provision. Tuotannot pääsääntöisesti itse vastaavat taloudestaan. Joensuun malli voisi mahdollisesti olla samankaltainen, sateenvarjo vain hoitaisi yhden tapahtuman sijaan kaikkien mukana olevien tapahtumien markkinointia ja lipunmyyntiä.

Jos ja kun yhteistuotannolla ja –markkinoinnilla tavoitellaan matkailijoita, olisi tapahtumien kokonaisuuden hyvä tarjota kyseisellä ajanjaksolla jotakuinkin keskeytyksetön ohjelmatarjonta. Mutta hyvällä suunnittelulla ja synkronoinnilla pystytään tyhjät päivät täyttämään. Matkailuaspektin suhteen on ehdottomasti tehtävä systemaattista yhteistyötä matkailutoimijoiden kanssa, jotta kaupungissa olisi tarjota paljon muutakin tekemistä, kuten museot, opastetut kävelykierrokset, retket Kolille, sauna, luontaishoidot, ravintolapalvelut, Taitokortteli, galleriat, vesiurheiluelämykset et cetera, et cetera. Majoitusliikkeet on luonnollisesti otettava yhteistyöhön mukaan, tarkasteltava myös kapasiteetin riittävyys ja vaihtoehtoisemmat majoitusmuodot.

Jokaisen tapahtuman täytyy kuitenkin muistaa, mikä on oma ”essence”, miksi se on olemassa, mitä ainutlaatuista se tarjoaa yleisölle. Tapahtuman tai festivaalin täytyy aina olla jotakin muuta ja poikkeavaa kuin ympärivuotinen yleistoiminta. Ja vaikka kuinka tuotantoa monipuolistaa ja markkinoinnin ja myynnin laatua parantaa, niin ohjelman on oltava oikeasti laadukas ja kävijälle merkityksellinen. Komea kuori ei pelasta, ellei sisältö ole timanttia.

 

Teemu Laasonen
projektipäällikkö, Elinvoimaa tapahtumista -hanke

 

Vilskettä ja kassakoneen kilinää Edinburgh International Book Festivalin kirjakaupassa.

Sarjakuvataiteilijat Gauld ja Steele kertoivat uusimmista teoksistaan.

Book Festivalin Comic Fair oli sarjakuvataiteilijoiden messuosasto.

Edinburgh International Festivalin pääkallonpaikassa The Hubissa on festivaalin lipputoimisto, kahvila ja teatteritila.

The Royal Milella tapahtuu suurin osa Fringe Festivalin katuperformansseista.

International Art Festivalilla on reilut 30 lokaatiota, kuten The Fruitmarket Gallery ja City Art Center.

Centre for Photography, yksi Art Festivalin näyttelypaikoista.

Hieno maalaus 🙂

Skotlannin pienin pubi, Fringen 540:stä tapahtumapaikasta numero 297.

Tenacious D: The Musical of Destiny, Fringen ohjelmistosta.

International Festivalin tapahtumapaikat ovat kaupungin parhaita teattereita ja musiikkitaloja.

Fringestä löytyi myös supisuomalainen sauna. Se ja kuusi esitystä oli osa meidän kulttuuriministeriömme rahoittamaa Fin-kulttuurivientiprojektia Fringessä.

Fringen lipputoimisto ja muistoesinekauppa The Royal Mile-kadulla.

The Royal Military Tattoo on globaalin rauhanpuolustamisen juhlaa. Tattoo on festivaaleista merkittävin ulkomaisia tapahtumamatkailijoita houkutteleva tapahtuma.