Teemu Laasonen 10.4.2020
Hankkeen tarkoitus oli:
- tuoda tapahtumajärjestäjät ja yrityspäättäjät yhteen synnyttämään uusia markkinointikumppanuuksia
- parantaa tapahtumajärjestäjien liiketoimintaosaamista ja verkostoja
- tehdä tapahtumien kävijä- ja taloustutkimusta sekä koota testatut ja toimivat tutkimustyökalut tapahtumajärjestäjien myöhempää käyttöä varten
- hankkia ja kehittää uusia vetovoimaisia tapahtumia seudulle
- vahvistaa Joensuun seudun imagoa virkeänä tapahtumamatkailukohteena mm. tapahtumien yhteismarkkinoinnin keinoin
- pilotoida tapahtumatuotantojen tehostamistoimia
Euroopan Unionin aluekehitysrahasto rahoitti hanketta 70 %:lla, Joensuun kaupunki 28 %:lla ja hankkeen kumppanit 2 %:lla. Kokonaisbudjetti oli 474 000 euroa. EU-rahaa hallinnoi meidän alueellamme Pohjois-Karjalan Maakuntaliitto. Rahoittavia kumppaneita olivat Pohjois-Karjalan Kauppakamari, Pohjois-Karjalan Yrittäjät ry sekä Joensuun popmuusikot ry.
Hankkeessa työskenteli projektipäällikkönä Teemu Laasonen (26.3.2018-31.3.2020), koordinaattoreina Niina Hiltunen (1.4.2018-31.7.2019) ja Laura Piiroinen (1.10.2019-31.3.2020) sekä tuottajana Katariina Peltonen (1.8.2019-31.3.2020). Hankkeen suunnittelijana ja työryhmän esimiehenä oli Joensuun kaupungin markkinointipäällikkö Markku Pyykkönen.
Tapahtumajärjestäjillä tämän hankkeen puitteissa tarkoitettiin hyvin laajasti erilaisia tapahtumia järjestäviä toimijoita. Hanke halusi auttaa koosta, lajista tai taustaorganisaation muodosta riippumatta. Niinpä osallistujien ja autettujen kirjo sisälsi niin kulttuuritoimijoita, urheiluseuroja kuin esimerkiksi kyläyhdistyksiä. Markkinoinnilliseen tapahtumayhteistyöhön oli suurta kiinnostusta paikallisten yritysten keskuudessa, mutta myös esimerkiksi koulutusorganisaatioiden ja kuntien parissa. Kiteytettynä hankkeen kohderyhmää olivat a) tapahtumajärjestäjät ja b) tapahtumayhteistyöstä kiinnostuneet markkinoijat. Näiden toimijoiden verkostoa ja keskinäistä yhteistyötä hankkeella pyrittiin vahvistamaan, jotta saataisiin pohjoiskarjalaiselle tapahtumakentälle tukevampi pohja ja se kehittyisi laadussa ja kannattavuudessa.
Tämä kirjoitus kokoaa koko hankkeen toiminta-aikana toteutetut toimenpiteet pääpiirteittäin. Hankkeen ensimmäisen toimintavuoden toimista on kerrottu tarkemmin blogikirjoituksessa täällä: https://www.joensuuevents.fi/blogi/-/blogs/ensimmainen-vuosi-paketissa-toinen-viela-aikaa
Koulutustilaisuudet
Tapahtumajärjestäjien ja markkinoijien yhteen saattamiseksi, verkoston vahvistamiseksi ja toimijoiden liiketoimintaosaamisen kehittämiseksi Elinvoimaa tapahtumista -hanke järjesti erilaisia koulutustilaisuuksia. Suurin osa niistä oli tarkoitettu koko verkostolle yhteiseksi, mutta tietyt koulutukset rajattiin esim. pelkästään yrityksille tai urheilutoimijoille. Äärimmäisen tärkeä osa koulutustilaisuuksia oli tarjota toimijoille mahdollisuuksia verkostoitua – joko strukturoidusti työpajatyöskentelyn muodossa tai täysin vapaamuotoisesti.
Koulutusten vetäjinä ja luennoitsijoina vieraili korkean tason ammattilaisia kirjavasti sekä omalta alueeltamme, että kauempaa. Koulutuksellisen annin ohella tilaisuuksissa pyrittiin pitämään huumori korkealla. Koulutuksen ja yhteistyön vaatteisiin puetusta hauskanpidosta esimerkkeinä ovat Kummeli-perustaja Olli Keskisen lennokas myyntipuhekoulutus sekä Janne Katajan juontama tapahtumien ja yritysten Napakymppi. Hedelmänä jälkimmäisestä syntyi esimerkiksi kansanmusiikkifestivaali Kihauksen ja kuljetusyritys Kärripoikien tempaus, jossa vanha museobussi hankittiin kuljettamaan haitarimusiikista ja paikallisopastuksesta nauttivaa Kihaus-yleisöä Joensuusta festivaalialueelle Rääkkylään ja Kärripoikien hinausauto kulki perässä varmistaen, että kyyti pääsee perille.
Hanke järjesti yhteensä 25 tilaisuutta, joihin osallistui yhteensä 658 henkilöä 215 eri organisaatiosta. Tilaisuudet olivat:
- Tapahtumafoorumi 24.5.2018 (Risto Oksanen / Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry)
- Myyntipuhekoulutus 30.5.2018 (Timo Ruohio / Business Joensuu)
- Lupainfo 6.6.2018 (P-K:n Pelastuslaitos + Itä-Suomen Poliisi + Joensuun kaupunki + Siun Sote + Itä-Suomen AVI)
- Baari-ilta Botanialla 30.6.2018 (Joona Kotilainen / Markkinointitoimisto Tovari + Improck)
- Saunailta 19.7.2018
- Paneelikeskustelu uuden alkoholilain vaikutuksista tapahtumiin 15.8.2018 (Pasi Ripatti / PKO + Harri Laukkanen / Kerubi + Ulla Kuosmanen / AVI + Markku Pyykkönen / Joensuun kaupunki)
- Myyntipuhekoulutus 4.9.2018 (Olli Keskinen / Bow Company)
- Tapahtumamarkkinointikoulutus 12.9.2018 (Arttu Käyhkö / Rookie Communications)
- Tuotantoyhteistyökeskustelu 23.10.2018 (Taina Laitinen / Taike + Laura Siitonen / Oulun Juhlaviikot)
- Opiskelijatapahtumien kehittämisworkshop 2.11.2018 (fasilitoijana Emilia Osmala / Osana Oy)
- Tapahtumafoorumi 15.11.2018 (Milla Valjus / Flow Festival + Tapio Imporanta / Veikkaus + Mika Roiha / Roof Productions + Janne Kataja)
- Tuottajien tapaaminen Kuopiossa 18.12.2018
- Tutkimusworkshop 25.1.2019 (Teemu Ratilainen / Sponsor Insight Finland Oy)
- Saunailta 20.3.2019 (Mari Hatakka / Lippupiste + DJ Aito Raappana)
- Tapahtumaklinikka, tapahtumien yrityskumppanuudet 26.3.2019 (Kimmo Tolvanen / Pohjois-Karjalan sähkö Oy)
- Tapahtumaklinikka, tapahtumien yrityskumppanuudet 24.5.2019 (Kimmo Tolvanen / Pohjois-Karjalan sähkö Oy)
- Tapahtumafoorumi 29.5.2019 (Joona-Pekka Hirvonen / Super-JoMa Oy + Inkeri Tiitinen / Ihmeliike + Markku Pyykkönen / Joensuun kaupunki + pianistina Katja Vanttaja)
- Polku-viikon luento luotettavan tiimin merkityksestä 27.9.2019 (Jani Salomaa / Ilosaarirock)
- Tapahtumafoorumi 15.11.2019 (Lyndsey Jackson / Edinburgh Fringe Festival + Tanja Jänicke / Mesenaatti.me + Mauri Räsänen / ELY-keskus + Kimmo Tolvanen / Pohjois-Karjalan Sähkö Oy + Markku Pyykkönen / Joensuun kaupunki)
- Kävijätutkimusopas-työpaja 18.11.2019 (Harri Laukkanen / Kerubi)
- Tapahtumamarkkinointiklinikka yrityksille 17.12.2019 (Teemu Pelkonen / HuHu People Oy)
- Lupainfo 21.1.2020 (P-K:n Pelastuslaitos + Itä-Suomen Poliisi + Joensuun kaupunki + Siun Sote + Itä-Suomen AVI)
- Urheilutapahtumien sponsorointiklinikka 18.2.2020 (Otto Valavuo / Carelia Sport & Management)
- Majoitusyrittäjien ja tapahtumien yhteistyöklinikka 20.2.2020 (fasilitoijana Paula Äijänen / Mukamas Learning Design)
- Tsemppivartit verkossa 19.-30.3.2020 (Johannes ”Hatsolo” Hattunen + Annina Rajahuhta + Brädi + Katja Pasanen / Sportspot Oy)
Klinikat
Edellä kuvatuista koulutustilaisuuksista viisi oli ns. tapahtumaklinikoita. Klinikassa tarkoitus oli perehtyä syvällisesti tarkkaan rajattuun aihealueeseen ja kouluttajan avulla löytää ratkaisuja oman organisaation toiminnan kehittämiseksi. Klinikoihin oli kevyt haku sekä ennakkotehtävä. Osallistujamäärä oli rajattu pieneksi, jotta kouluttaja pystyi tarjoamaan tapauskohtaista apua osallistujille.
Verkostolta kysyttiin aihetoiveita klinikoille ja tapahtumajärjestäjien puolesta selkeimmin esille nousseena toiveena oli paneutuminen yritysyhteistyöhön ja sponsorointiin. Toive huomioiden hanke järjesti tapahtumajärjestäjille kolme aihetta käsittelevää klinikkaa. Niistä kaksi veti Pohjois-Karjalan Sähkön markkinointi- ja tuotekehitysjohtaja Kimmo Tolvanen. Kolmannen, joka oli tarkoitettu pelkästään urheiluseuroille, veti Mikkelin Jukurien myyntipäällikkö Otto Valavuo.
Samasta aiheesta, mutta toiselle puolen pöytää järjestettiin yksi klinikka yrityksille. Siinä pureuduttiin tapahtumamarkkinoinnin hyötyihin, tavoitteisiin ja mekanismeihin markkinointitoimisto HuHu Peoplen yhteisömanageri Teemu Pelkosen johdolla.
Matkailullisen yhteistyön nimissä puolestaan kutsuttiin Joensuun seudun majoitusyrittäjät ja tapahtumajärjestäjät keskustelemaan yhteisistä intresseistä ja lähitulevaisuuden näkymistä. Työpajan fasilitoi Paula Äijänen Mukamas Learning Designista.
Tapahtumatutkimus
Jotta tapahtuma voi ymmärtää keitä sen asiakkaat ovat, missä viestintäkanavissa heidät tavoittaa tai kuinka tyytyväisiä he ovat tapahtumaan olleet, on välttämätöntä tehdä asiakastutkimusta. Neuvotteluissa tapahtuman ja potentiaalisen yrityskumppanin välillä vahvoilla on se, joka pystyy tutkittuun tietoon nojaten osoittamaan kohderyhmiensä suuruuden ja vaikuttavuuden. Kestävää yhteistyötä ei perusteta mutu-tuntumalle.
Elinvoimaa tapahtumista -hankkeessa haluttiin toteuttaa kävijätutkimukset kymmenestä tapahtumasta per vuosi ja näin tarjota valituille tapahtumille tutkimustieto asiakkaiden tuntemiseen. Ennen kaikkea hankkeen myötä halutaan vakiinnuttaa tutkimus elimelliseksi osaksi joensuulaisten tapahtumien toimintaa. Hanke on koonnut käsikirjan tapahtumatutkimuksen tekoon, se jää pysyvästi tapahtumajärjestäjien käyttöön ja löytyy täältä.
Kaupunkia luonnollisesti kiinnostaa myös tapahtumien aluetaloudelliset vaikutukset. Hankkeen toteuttamissa tutkimuksissa kysyttiin asiakkailta, kuinka paljon he käyttivät rahaa tapahtumakäyntinsä yhteydessä. Vastaajia pyydettiin erittelemään, kuinka paljon he käyttivät rahaa a) tapahtumassa (sisältäen pääsyliput) sekä b) tapahtumakäynnin yhteydessä alueen muihin palveluihin.
Vuoden 2018 tapahtumatutkimukset osoittivat, että valittujen kymmenen tapahtuman asiakkaat käyttivät tapahtumakäyntiensä yhteydessä rahaa yhteensä 18,2 miljoona euroa. Tästä 55% käytettiin tapahtumien sisällä, eli sisältää pääsyliput sekä rahankäytön tapahtuma-alueen palveluihin. 45 % tästä summasta käytettiin Joensuun seudulla muihin palveluihin, kuten majoitukseen, ravintolapalveluihin ja ostoksiin. Joensuulaiset, joita oli 2018 tutkituista kymmenestä tapahtumasta 50,5%, käyttivät kokonaismäärästä yhden kolmasosan. 49,5% kävijöistä tulivat Joensuun ulkopuolelta ja toivat seudulle rahaa kokonaispotista kaksi kolmasosaa.
Tarkemmin vuoden 2018 tapahtumatutkimuksista on kerrottu täällä.
Jälkimmäiset kymmenen tapahtumatutkimusta ulottuivat alkuvuoteen 2020 asti, mutta suureksi harmiksemme koronaviruskriisin takia Kontiolahden ampumahiihdon maailmancup jouduttiin kisaamaan ilman yleisöä ja näin ollen siihen aiottu tapahtumatutkimus jäi tekemättä. Jotta saataisiin suuntaa antava käsitys siitä, miltä toisen tutkimuskierroksen lukemat olisivat näyttäneet, seuraavissa luvuissa on käytetty vuoden 2018 maailmancupin tutkimuksesta saatuja talouslukuja.
Vuoden 2019-20 valittujen kymmenen tapahtuman asiakkaiden rahankäyttö oli yhteensä 16,4 miljoonaa euroa (tässä siis sisällä Kontiolahden maailmancupin luvut vuodelta 2018). Summasta 53% käytettiin tapahtumien sisällä, ja 47% palveluihin muualla Joensuun seudulla tapahtumakäynnin yhteydessä. Summasta 46% tuli paikallisilta, ja 54% tapahtumamatkailijoiden tuomana. Paikallisia näiden tapahtumien kävijöistä oli 54% ja tapahtumamatkailijoita 46%.
Tässä kohtaa on muistettava, että edellä kuvatut talousluvut eivät missään nimessä kerro joensuulaisen tapahtuma-alan koko totuutta. Hankkeen teettämiin tutkimuksiin on valittu kymmenen tapahtumaa per vuosi, eivätkä tapahtumat ole Ilosaarirockia lukuun ottamatta samoja. Ilosaarirock on haluttu pitää mukana molempina vuosina sen aluetaloudellisen merkittävyytensä vuoksi. Ilosaarirock tuo mainitusta kokonaissummasta hieman yli puolet. Lisäksi on muistettava, että nämä lukemat kertovat vain sen, mitä tutkittujen tapahtumien asiakkaat ovat ilmoittaneet käyttäneensä rahaa tapahtumakäyntinsä yhteydessä. Siinä ei ole mukana tapahtumien itsensä budjetteja eikä varsinkaan tapahtumatuotantojen synnyttämiä kerrannaisvaikutuksia yhteiskuntaan.
Vuonna 2018 tutkitut tapahtumat olivat:
- Ilosaarirock
- Ilovaari
- Vaarojen maraton
- Pesäpallon Itä-Länsi
- Osuuskaupparock
- Popkatu
- Yleisurheilun GP-kisat (Motonet GP)
- Kansainväliset suurmarkkinat
- Unholy Winter Fest
- Joen Yö
Vuonna 2019-20 tutkitut tapahtumat olivat:
- Ilosaarirock
- Joensuun Mailan 2. finaaliottelu (JoMa vs. Sotkamon Jymy)
- Joen Joogafestivaali
- Kihaus Folk
- Carmina Burana (Joensuun kaupunginorkesterin näyttämökantaatti)
- Kerubi LIVE
- Lehtiä Ilosaaressa
- ExtremeRun
- Winter Cycling Congress 2020
Tapahtumahankinta
Yhtenä Elinvoimaa tapahtumista -hankkeen tavoitteena oli kehittää Joensuun alueelle uusia tapahtumia. Hankesuunnitelman mukainen tavoite oli aikaansaada Joensuuhun kaksi uutta suurtapahtumaa. Aivan suurtapahtumaluokkaan ei päästy, mutta lukumääräisesti Joensuuhun saatiin hankkeen toimina liuta uusia tapahtumia.
Hanke lanseerasi joulukuussa 2018 valtakunnallisen tapahtumaideakilpailun, jossa etsittiin uusia timanttisia tapahtumaideoita. Timantti-tapahtumaideakilpailun myötä Joensuuhun saatiin kolme uutta tapahtumaa, jotka järjestettiin vuonna 2019. Ne olivat Joen Joogafestivaali, musiikki- ja kulinaaritapahtuma Winespiration sekä saunatapahtuma Joensauna. Voittajatapahtumille myönnettiin tapahtuma-avustuksia yhteensä 20000 euroa.
KATSO TIMANTIN MAINOSVIDEO TÄSTÄ
Timantin pikkusisaren Torien Timantti -pientapahtumahaun avulla etsittiin Joensuun torialueille pienimuotoisia uusia tapahtumaideoita yhdistysten keskuudesta. Torien Timantin myötä pientapahtuma-avustusta jaettiin 14:lle vuonna 2019, sekä 16:lle vuonna 2020 järjestettävälle ilmaistapahtumalle. Avustussummat olivat 1000 tai 500 euroa per tapahtuma.
Yksi keino saada kaupunkiin uusia tapahtumia ovat hakujen kautta myönnettävät järjestämisoikeudet. Hankkeen toimina Joensuulle haettiin isännöintioikeuksia kolmeen tapahtumaan, jotka olivat Power Cup 2020, Winter Cycling Congress 2020 sekä SM-viikko 2020. Näistä kahdelle jälkimmäiselle isännöintioikeudet saatiin ja ne näkivät joensuulaisen päivänvalon tammi-helmikuun vaihteen tienoilla 2020.
SM-viikko on Olympiakomitean urheilutapahtuma, jossa kisataan marginaalisempien urheilulajien Suomen mestaruuksista. SM-viikosta järjestetään talvi- ja kesäversiot ja Joensuun SM-viikko oli tapahtuman historian toiset talvikisat. Tapahtumaan voit tutustua lähemmin osoitteessa sm-viikko.fi.
KATSO SM-VIIKON AFTERMOVIE TÄSTÄ
Winter Cycling Congress on kansainvälinen talvipyöräilykonferenssi, joka kokoaa vuosittain pyöräilyn edistäjiä eri puolilta pohjoista maailmaa keskustelemaan ympärivuotisen pyöräilykulttuurin ja olosuhteiden kehittämisestä. Joensuuhun kokoontui helmikuussa 2020 noin 150 pyöräilyvaikuttajaa neljän päivän ajaksi, mukana suomalaisten lisäksi osallistujia mm. muualta Pohjoismaista, Keski-Euroopasta ja kauimmaiset Yhdysvalloista ja Kanadasta. Tapahtuman verkkosivut osoitteessa wintercyclingcongress2020.fi.
KATSO WINTER CYCLING CONGRESSIN AFTERMOVIE TÄSTÄ
Hankkeen aikaansaamat uudet tapahtumat ovat:
- Joen Joogafestivaali
- Winespiration
- Joensauna
- SM-viikko 2020
- Winter Cycling Congress 2020
- 30 uutta pientä ilmaistapahtumaa torialueille
Tapahtumamatkailuimagon edistäminen
Joensuun tapahtumien ja tapahtuma-alueiden markkinoimiseksi hankkeen toimina kerrytettiin kuva- ja videomateriaalia erilaisista tapahtumista. Hanke kuvautti yhteensä 18 tapahtumaa eri alueilla.
Joensuun tapahtumia käytiin promoamassa myös muualla Suomessa sekä Venäjällä. Promotempauksia ja messuvierailuja olivat:
- Pietari: International Cycling Congress maaliskuussa 2019 (pääviestinä Winter Cycling Congress 2020)
- Tahko: ExtremeRun huhtikuussa 2019 (pääviestinä Joensuun Extreme Run)
- Helsinki: Helsinki Pride kesäkuussa 2019 (pääviestinä Ilosaarirock)
- Imatra: Strongman Showdown kesäkuussa 2019 (pääviestinä Joensuun Strongman Champions League -kisa)
- Petroskoi: Strongman Champions League heinäkuussa 2019 (pääviestinä Joensuun Strongman Champions League -kisa)
- Espoo: Velo Finland -konferenssi ja Velomessut lokakuussa 2019 (pääviestinä Winter Cycling Congress 2020)
KATSO VIDEO TAHKON EXTREMERUNIN PROMOOTIOTEMPAUKSESTA TÄSTÄ
KATSO VIDEO HELSINKI PRIDEN PROMOOTIOTEMPAUKSESTA TÄSTÄ
KATSO VIDEO STRONGMAN CHAMPIONS LEAGUE -PROMOOTIOTEMPAUKSISTA TÄSTÄ
Joensuun kaupunki haluaa kertoa palveluista ja tapahtumista uudelleenmarkkinoinnin toimenpiteinä sellaisille matkailijoille, jotka ovat käyneet Joensuussa jossakin kaupungin sopimustapahtumassa. Kävijöitä halutaan kiittää käynnistä ja heidät toivotetaan tervetulleiksi uudestaan myöhemmässä matalan sesongin ajankohdassa. Tätä tarkoitusta palvelemaan hankkeen toimina luotiin Joensuulle jälkimarkkinointityökalu, joka on matkailutärppejä ja tarjouksia sisältävä verkkosivu, jonne valitussa tapahtumassa käyneet kiitosviestin kautta ohjataan. Ensimmäinen jälkimarkkinointipilotti toteutettiin Ilosaarirock-yleisölle. Ilosaarirockissa 2019 käynyt tai siitä kiinnostunut ohjattiin somemainonnan avulla katsomaan festivaalin aftermovie verkkosivulle, josta kävijä löysi myös muut matkailutarjoukset. Tarjoukset ja vinkit koskivat talviaikaa, tammi-helmikuuta 2020. Sivu muokataan ja päivitetään aina kulloisenkin tilanteen mukaan, seuraava kampanja voi koskea jotakin muuta kaupungin sopimustapahtumaa. Jälkimarkkinointisivu löytyy osoitteesta joensuu.fi/joensuu-tapahtuu.
Hanke teetti Joensuulle myös tapahtumamatkailuesitteen, joka löytyy täältä. Esite on luotu helposti päivitettäväksi vuosittain. Sen jakelu tapahtuu pääosin verkossa, lisäksi siitä on aikomus ottaa pieni painos vuosittain.
Tapahtumien yhteismarkkinointi
Tapahtumien esiin nostamiseksi ja Joensuun tapahtumaimagon edistämiseksi hanke toteutti tapahtumien yhteismarkkinointikampanjoita muutamana vilkkaana sesonkina. Kampanjoiden myötä kokeiltiin erilaajuisia markkinointikanavien kombinaatioita sekä hiottiin toimintatapaa siten, että jatkossa vain tehokkaat kanavat ja toiminnot jätetään käyttöön ja että kampanjoiden kulut katetaan mukana olevien tapahtumien yhteisellä rahoituksella. Toteutetut tapahtumien yhteismarkkinointikampanjat olivat:
- Joulunalusaika 2018
- Elokuu 2019
- Joulunalusaika 2019
- Tammi-helmikuun 2020 urheilutapahtumat
Benchmarking
Hyviin käytäntöihin tutustumiseksi hanke teki vuonna 2018 benchmarking-vierailut Flow Festivalille Helsinkiin sekä Skotlannin Edinburghin vilkkaaseen tapahtumasesonkiin. Flow Festivalilla halutiin nähdä, miltä huippuunsa viritetyt yhteistyökumppanuudet festivaalin ja sen yrityskumppaneiden välillä näyttävät käytännössä tapahtumakävijälle. Edinburgh on maailmanluokan esimerkki siitä, kuinka koko kaupunki on yhtä suurta festivaalia elokuussa vetäen miljoonia tapahtumamatkailijoita. Tapahtumien välisellä yhteistyöllä, organisoitumisella sekä edunvalvonnalla on Edinburghissa vuosikymmenten perinteet.
Vierailut kytkettiin myös osaksi hankkeen järjestämiä tilaisuuksia; Flow Festivalista markkinointipäällikkö Milla Valjus kävi puhumassa verkostollemme Tapahtumafoorumissa marraskuussa 2018 ja Edinburghin Fringe Festivalilta puolestaan saimme vieraaksemme varatoimitusjohtaja Lyndsey Jacksonin Tapahtumafoorumiin marraskuussa 2019.
Hankkeen tekemästä benchmarkingista on kerrottu tarkemmin täällä sekä täällä.
Osallistujapalaute
Palautetta hanke keräsi koulutustilaisuuksiin osallistuneilta, joista on kerrottu aiemmin tässä tekstissä. Noin kahdesta kolmasosasta tilaisuuksista palautetta kysyttiin. Palautetta tapahtumien yhteismarkkinoinnin onnistumisesta ja näkyvyydestä kysyttiin kolmen kampanjan kohdalla joensuulaisilta kuntalaisilta. Hankkeen lopussa myös lähetettiin loppukysely koko hankkeen onnistumisesta tiedotuksen piiriin kootulle verkostolle.
Palautetta saatiin runsaasti ja se enimmäkseen kysyttiin avoimina kysymyksinä. Näin ollen esiin on noussut paljon laadullista tietoa siitä, kuinka hankkeen toimet ovat osallistujia hyödyttäneet ja millaisia kokemuksia on syntynyt. Monipuoliset kokemukset tiivistäen, palautteesta voidaan vetää seuraavia yhteenvetoja:
- Noin 90% koulutuksia ja verkostoitumistilaisuuksia koskevasta palautteesta on positiivista. Osallistujat ovat saaneet uutta tietoa osaamista tukemaan, on inspiroiduttu uusista esimerkeistä ja luennoitsijoista sekä on päästy verkostoitumaan ja vaihtamaan kokemuksia ja kuulumisia.
- Hankkeen peruslinjaus yhdistää samoihin tilaisuuksiin ihmisiä erilaisista ja erikokoisista organisaatioista on koettu sekä hyväksi, että huonoksi. Uusia yhteyksiä ja näkökulmia pääsee avautumaan, mutta osa sisällöstä koetaan menneen omasta toiminnasta sivuun, jolloin hyöty on voinut jäädä pieneksi.
- Vaikka luennot ovat tarjonneet uutta tietoa ja inspiraatiota, kiistattomasti kaivataan konkreettista ja tapauskohtaista apua toiminnan kehittämiseen. Tähän tarpeeseen on pyritty ja pyritään hankeen jälkeen vastaamaan tapahtumaklinikkoja järjestämällä.
- Loppukyselyssä hankkeen saama kokonaisarvosana on keskiarvoltaan 3,7 ja mediaani 4 (asteikolla 1-5).
Yhteismarkkinointia koskeva palaute kuntalaisilta on eteenpäin rohkaisevaa. On kiitelty sitä, että tietyn vilkkaan tapahtumasesongin menoja kootaan yhteen ja niistä kerrotaan keskitetysti. Tietoa ei näin ollen tarvitse etsiä monista lähteistä. On koettu hyvänä sitä, että elävyyttä tuovat tapahtumat nostetaan kaupunkikuvassa ja muussa markkinoinnissa näkyvästi esiin kaupungin toimesta. Kyselyihin vastanneista keskimäärin noin 13% kertoi yhteismarkkinointikampanjoilla olleen ratkaiseva vaikutus osallistumispäätökseensä. Keskimäärin noin 50% kertoi kaupunkikuvassa ja mediassa näkyneen kampanjan toimivan hyvänä lisämuistutuksena jo tehtyyn päätökseen. Noin kolmasosalle kyselyyn vastanneista joensuulaisista kampanjoilla ei ollut vaikutusta tapahtumakäynteihin. Kampanjat näkyivät melko hyvin, keskimäärin 85% vastanneista oli nähnyt kampanjan vähintään yhdessä välineessä.
Jatko
Hankkeen loppukyselyssä kysyttiin verkostolta mielipidettä siitä, millaisella mallilla, syklillä ja kenen resursseilla verkoston tulisi kokoontua hankkeen jälkeen. Parissa kommentissa varovasti ehdotettiin, että halukkaat toimijat voisivat muodostaa työryhmän, joka järjestäisi kokoontumiset ja vastaisi niiden kustannuksista. Valtaosa oli sitä mieltä, että kokoontumisten koordinointi kuuluisi selkeästi kaupungille, mikä todennäköisesti onkin järkevintä.
Työpanoksen puolesta tämä olisi realistista, mutta kustannusten puolesta tämä vaatii hieman enemmän käsittelyä. Kokoontumisia on mahdollista järjestää pieninkin kustannuksin, esimerkiksi käyttäen kaupungin tiloja ja mahdolliset tarjoilut voisivat olla omakustanteisia. Ja kuten palautteista hankkeen varrella on voitu lukea, kokoontumisissa ehkäpä tärkeintä on verkostoituminen ja kokemusten vaihtaminen, jolloin pääosaa eivät suinkaan näyttele kalliit puhujavieraat.
Kokoontumisten syklistä ollaan melko yhtä mieltä, 2-4 tilaisuutta per vuosi vaikuttaisi olevan sopiva ylläpitävä tahti.
Klinikoiden on jo hankesuunnitelman mukaan tarkoitus jäädä pysyväksi palveluksi ja ne todennäköisesti tulevat olemaan maksullisia. Niiden koordinointi on kaupungin vastuulla, mutta kustannukset tulevat katetuiksi osallistumismaksuilla.
Sopiva koulutus- ja kohtaamistilaisuuksien vuosittainen kombinaatio saattaisi olla esimerkiksi 1) yksi isompi Tapahtumafoorumi (yhteinen ja maksuton tapahtumajärjestäjille ja tapahtumayhteistyöstä kiinnostuneille markkinoijille tarkoitettu luentopäivä, jossa vapaamuotoista verkostoitumisaikaa esim. ”jatkojen” muodossa) 2) yksi maksullinen klinikka kulloinkin valittavin sisällöin sekä 3) yksi viranomaisinfo lupa-asioista.
Tapahtumien yhteismarkkinointia pyritään jatkamaan, hankkeen myötä kampanjoita on tehostettu niin toiminnollisesti kuin kustannustenkin puolesta ja kun viestintään valjastetaan kaupungin hallinnoimat kanavat ja mainosvälineet, voidaan osallistujakohtaiset kustannukset saada pieniksi. Vilkkaimmat tapahtumasesongit ovat elokuu sekä joulunalusaika.
Joensuun tapahtumamatkailumarkkinointia tullaan jatkamaan hankkeessa luotujen työkalujen, testattujen toimintatapojen sekä hankitun materiaalin avulla.
Säännöllistä kävijätutkimuksen tekoa tullaan vahvasti suosittelemaan tapahtumille ja on mahdollista, että joissakin tilanteissa sitä voidaan tapahtuma-avustusten tai muun kumppanuuden perustaksi jopa edellyttää. Hankkeen koostama käsikirja kävijätutkimuksen tekoon löytyy täältä.
Hankkeen pilotoima Timantti -tapahtumaideakilpailu tullaan suurella todennäköisyydellä uusimaan samalla konseptilla lähivuosina. Jaettava palkinto- eli avustussumma tulee kaupungin normaalista suurtapahtuma-avustusbudjetista, mikä käsitellään kaupungin talousarviossa vuosittain. Kilpailun toteutuksessa kuluja aiheuttaa sen valtakunnallinen markkinointi, johon on palkintosumman lisäksi budjetoitava varoja ja harkittava aina tapauskohtaisesti.
Toritapahtumien pienavustushaku Torien Timantti on kevytrakenteinen ideakilpailu pienten ilmaistapahtumien tukemiseen ja se on helppo toteuttaa vuosittain.
Lisätietoja hankkeesta annan mielelläni, yhteydenotto vain!
Teemu Laasonen
tuottaja / Elinvoimaa tapahtumista -hankkeen projektipäällikkö
Joensuun kaupunki
viestintä- ja tapahtumapalvelut
teemu.laasonen@joensuu.fi
0504138708