Blogi julkaistu: 18.2.2019

2018 paketissa, 2019 vielä aikaa

Eli mitä Elinvoimaa tapahtumista –hankkeessa tehtiin viime vuonna ja mihin loppuaikana keskitytään.

*jargonvaara: kohtalainen*

 

Niille, joilla Joensuun kaupungin tapahtumapalveluiden Elinvoimaa tapahtumista –hanke ei kilkata kelloja, niin pikaisena esittelynä kerrottakoon, että se on ensinnäkin pohjoiskarjalaisten tapahtumien ja yritysten Napakymppi – kehittämisprojekti, joka lähentää tapahtumajärjestäjät ja yrityspäättäjät yhteisen pöydän ääreen synnyttämään uusia markkinointikumppanuuksia. Toisekseen se edistää Joensuun seudun imagoa virkeänä tapahtumamatkailukohteena valtakunnallisesti, alueellisesti ja kansainvälisesti. Kolmanneksi se vahvistaa meidän alueemme tapahtumajärjestäjien liiketoimintaosaamista sekä keskinäisiä verkostoja ja pyrkii myös pilotoimaan uusia tapahtumatuotantojen tehostamistoimia. Neljänneksi Elinvoimaa tapahtumista tavoittelee uusien vetovoimaisten tapahtumien saamista ja kehittämistä meidän seudullemme. Ja sitten vielä yhtenä hyvin tärkeänä toimena se tekee tapahtumien kävijä- ja taloustutkimusta ja kokoaa testatut ja meille toimivat tutkimustyökalut tapahtumajärjestäjien myöhempää käyttöä varten.

Tapahtumiksi käsitetään projektissa oikeastaan kaikki julkiset tapahtumat kulttuurin, urheilun, bisneksen ja tieteen saralta. Meitä kiinnostavat kinkerit, jotka kokoavat asukkaita ja matkailijoita yhteen määrättyyn paikkaan määrättynä ajankohtana ja ovat julkisia tapahtumia. Pysyvät näyttelyt, retkeilyreitit tai yksityiset rapujuhlat kiinnostavat sitten hanketyön ulkopuolella. Kehittämishankkeita on Suomenmaassa ollut esimerkiksi keskittyen vakiintuneisiin kulttuurifestivaaleihin, mutta me olemme tällä lailla melko kaikkiruokaisia. Johtuen tietysti siitä, että lukumääräisesti meillä ei ole kovin montaa tapahtumaa, jotka voitaisiin luokitella vakiintuneiksi kulttuurifestivaaleiksi ja niiden kehittämiseksi sitten kohdistaa hanketoimintaa. Pikemminkin me pyrimme lyömään yhteen koko tapahtuma-ala vakiintuneine kulttuurifestivaaleineen ja urheilukisoineen, koska näemme niiden ammentavan samasta inhimillisestä ja talousvaikutuksellisesta laarista. Taustalla tässä on myös kova halu madaltaa raja-aitoja esimerkiksi kulttuuri- ja urheilutoimijoiden välillä, vedämme nimittäin samaa köyttä.

Projektin budjettiasia voidaan ottaa tähän väliin, niin päästään eteenpäin. Euroopan Unionin aluekehitysrahasto rahoittaa hanketta 70 %:lla, Joensuun kaupunki 28 %:lla ja hankkeen kumppanit 2 %:lla. Kokonaisbudjetti on noin 474 000 euroa.

 

Mitä tehtiin vuonna 2018?

 

Hanke aloitettiin 26.3.2018, jolloin projektipäällikkö Teemu Laasonen ja koordinaattori Niina Väyrynen käärivät hihat. Hanketta hallinnoi Joensuun kaupungin tapahtumapalvelut tapahtumapäällikkö Markku Pyykkösen johdolla. Projektin tavoiteisiin tähtääviä toimenpiteitä ovat olleet tapahtumajärjestäjien ja yrityspäättäjien yhteiset koulutus- ja verkostoitumistilaisuudet, tapahtumien kävijätutkimusten toteuttaminen, tapahtumaideakilpailun lanseeraaminen, valtakunnallisten kilpailu- ja kongressitapahtumien hakeminen, tapahtumapaikkojen kuvamateriaalin täydentäminen alueiden ja tapahtuma-alan markkinointia varten, yhteismarkkinointikampanjan toteuttaminen joulunavausajan tapahtumaperiodille sekä tutustumista hyviin käytäntöihin, eli benchmarkingia tehtiin Flow Festivalilla ja Edinburghissa.

Koulutuksellisia verkostoitumistilaisuuksia järjestettiin yhteensä 12 kappaletta, jotka olivat tyyliltään hyvin moninaisia. Tilaisuudet aloitettiin isohkolla ja yleisluontoisella Tapahtumafoorumilla toukokuussa, jossa seminaarin luennoitsijana toimineen Sponsorointi ja tapahtumamarkkinointi ry:n toimitusjohtaja Risto Oksasen liidauksessa pureuduttiin sponsoroinnin nykytilaan Suomessa ja maailmalla ja luotiin katsaus poikkeuksellisen onnistuneisiin esimerkkeihin tapahtumien ja yritysten yhteistyöstä. Tätä seuranneita tilaisuuksia olivat myyntipuhekoulutus, turvallisuus- ja lupainfotilaisuus, somemarkkinointiteemainen baari-ilta, saunailta ihan muuten vain, paneelikeskustelu uuden alkoholilain vaikutuksista tapahtumiin, myyntipuhekoulutus nro 2, yrittäjille tarkoitettu tapahtumamarkkinointikoulutus, keskustelutilaisuus tapahtumien välisestä tuotantoyhteistyöstä ja yhteismarkkinoinnista, opiskelijatapahtumien ideointiworkshop, syksyn suuri Tapahtumafoorumi sekä visiitti Kuopiossa Itä-Suomen tuottajien tapaamisessa pienen kulttuurituottajaporukan kanssa.

Luennoitsijoina, puhujavieraina ja työpajavetäjinä tilaisuuksissa toimi oman alueemme asiantuntijoita, mutta toisinaan pyydettiin apua kauempaa. Kummelista tutun Olli Keskisen myyntipuhevalmennuksessa oli meillä kaikilla niin mukavaa ja syksyn suurfoorumissa puhujavieraita oli Veikkauksesta, Flow Festivalilta ja bränditoimisto Roof Productionista. Kaikkein hulvattomin oli Janne Katajan juontama tapahtumien ja yritysten Napakymppi, jossa uusia tapahtuma-yrityspareja saatettiin hymyssä suin käsikynkkään ihan konkreettisesti.

Osallistujia vuoden 2018 tilaisuuksissa oli yhteensä noin neljäsataa hieman reilusta kahdestasadasta eri organisaatiosta. Foorumeissa väkeä oli molemmissa noin 80, muissa tarkempien aihealueiden tilaisuuksissa keskimäärin noin 30. Prosentuaalisesti jakauma oli seuraava: yrityksistä 36 %, kulttuuriorganisaatioista 30 %, urheiluorganisaatioista 8 % ja muista (kunnat ja muut julkiset, koulutusorganisaatiot, opiskelijajärjestöt, freelancerit ja muut organisaatiot) 26 %.

 

 

Elinvoimaa tapahtumista toteutti yhdessä Sponsor Insight Finlandin kanssa kävijä- ja talousvaikutustutkimukset kymmenestä erilaisesta Joensuun seudulla järjestettävästä tapahtumasta. Tutkimuksissa selvitettiin tapahtumakävijöiden käyntikokemuksia sekä tapahtumien alueellisia talousvaikutuksia. Tutkittavat tapahtumat olivat Osuuskaupparock, Pesäpallon Itä-Länsi, Motonet GP (ex- yleisurheilun Eliittikisat), Ilovaari, Popkatu, Ilosaarirock, Kansainväliset suurmarkkinat, Joen Yö, Unholy Winter Fest sekä Vaarojen Maraton.

Tutkimus paljasti, että kävijät ovat tapahtumiimme tyytyväisiä, sillä tutkituissa tapahtumissa tyytyväisten kävijöiden osuus vaihteli 88-99 %:n välillä. Kymmenen tapahtuman kävijät käyttivät Joensuun seudulla rahaa yhteensä noin 18,2 miljoonaa euroa. Tutkimuskyselyssä kävijöitä pyydettiin muun muassa arvioimaan heidän käyttämänsä rahamäärä eriteltynä tapahtuma-alueella käytettyyn rahasummaan sekä tapahtumakäynnistä johtuvaan muuhun kulutukseen Joensuun seudulla. Laskelmat perustuvat siis kävijöiden käyttämään euromäärään, joten tapahtuma-alan liikuttama talousvoima on mittavasti suurempi, kun päälle tulevat tapahtuman järjestämisessä käytettävä rahamäärä sekä paikallisten palveluiden sekä työvoiman käytöstä syntyvät kerrannaisvaikutukset.

Joulukuussa 2018 hanke lanseerasi Timantti-tapahtumaideakilpailun, jolla tähdätään uuden (tai uusien) tapahtuman syntymiseen meille. Kilpailussa palkitaan yksi voittaja 20 000 euron tapahtuma-avustuksella sen toteuttamiseen voittajan julkistamisesta seuraavan kalenterivuoden aikana Joensuussa. Kilpailu tiedotettiin valtakunnallisesti ja siihen pystyi osallistumaan paitsi rekisteröity organisaatio, myös yksityishenkilö tai työryhmä. Kilpailun kriteereissä painotetaan mm. tapahtumaidean toteutettavuutta, uutuusarvoa, matkailuvaikutuksia ja kannattavuutta. Ideoita hakuaikana saimme yhteensä 47 kappaletta ja voittaja julkaistaan 28.2.2019. Kilpailun raatina toimii hankkeen ohjausryhmä. Jännityksellä siis odotamme, että taivas varjele, mitä sieltä tulee… Tästä kuulemme lisää varmasti aivan lähiaikoina. Ilman kirkkainta mitalia jääneiden hyvien tapahtumaideoiden kanssa jatkamme kuitenkin yhteistyötä ja sparraamista – niistä todennäköisesti saamme pari loistavaa uutta tapahtumaa lisää voittajan ohella.

 

 

Monet suuret valtakunnalliset ja kansainväliset tapahtumat etsivät hakumenettelyllä isäntäkaupunkia, mikä on selkeä tapa saada Joensuun alueelle merkittäviä uusia suurtapahtumia. Hankkeella onkin ollut näppinsä pelissä useiden kilpailu- ja kongressitapahtumien hakemisessa. Kirjoitushetkellä varmistuneista tapahtumista mainittakoon kansainvälinen talvipyöräilykongressi, eli Winter Cycling Congress helmikuussa 2020, joka kokoaa pyöräilynedistäjiä eri puolilta pohjoista maailmaa. Monia hienoja tapahtumia on tulossa, jos vain isännyys saadaan. Peukut siis pystyyn.

 

 

Tapahtuma-alueiden kuvamateriaalia täydennettiin ahkerasti erilaisten tapahtumien yhteydessä paikoissa, jotka ovat Joensuun kaupungin omistamia, kuten puisto- ja kenttäalueet. Niiden avulla tuodaan hienot tapahtumapaikkamme esille tapahtumajärjestäjille, joille ne eivät ole ennestään tuttuja. Samat kuvat toimivat erinomaisesti meidän alueemme koko tapahtuma-alan markkinoinnissa.

 

 

Joulun lähestyessä Joensuussa perinteisesti tapahtuu paljon. Hanke istutti ”jouluntekijätapahtumat” saman pöydän ääreen pohtimaan kahden viikon aikana marras-joulukuun taitteen molemmin puolin järjestettävien tapahtumien yhteismarkkinointikampanjaa. ”Joulumieli koskettaa kaikkia” –kampanjassa oli mukana 12 tapahtumaa, joiden järjestäjät olivat sekä paikallisia toimijoita, että suuria konsertteja järjestäviä valtakunnallisia promootiotoimistoja. Kaupunkikeskustayhdistyksen perinteinen Joensuun joulunavaus korkkasi tapahtumakäyttöön meidän upouuden torimme ja näin se samalla käynnisti joulunodotuksen ja joulutapahtumien sarjan. Sitä seurasi mm. useita teatteriesityksiä, joulumarkkinat sekä suuria konsertteja, kuten Vesa-Matti Loiri, Lauluyhtye Rajaton, Raskasta Joulua ja monet muut, joita ilman joulu ei voi saapua kaupunkiin. Tapahtumat lahjoittivat pääsylippujaan toimitettavaksi sosiaalialan järjestöjen kautta sellaisille joensuulaisille, joilla ei automaattisesti ole mahdollisuutta osallistua kulttuuririentoihin.

 

 

Benchmarking-reissuja hankeväki teki Flow Festivalille Helsinkiin sekä Skotlannin Edinburghiin. Niistä löytyvät blogitekstit täältä ja täältä.

 

 

Mitä on tykätty?

 

Hanke on kerännyt tilaisuuksista palautetta ja kysynyt osallistujien – eli tapahtumajärjestäjien ja yrityspäättäjien – toiveita hankkeelle. Pääsääntöisesti hankkeen järjestämiä koulutustilaisuuksia on pidetty sisällöllisesti antoisina, niissä on viihdytty hyvin ja ne on koettu hyvinä tilaisuuksina lujittaa verkostoja kollegojen kanssa ja joissain määrin myös löytää uusia markkinointikumppaneita. Selkeimmin palautteissa nousevat esille 1) ihmisten halu tavata kollegoja, verkostoitua ja keskustella ajan kanssa vapaamuotoisesti 2) tarve saada konkreettista ja tapauskohtaista apua uusien kumppanien löytämiseen 3) tarve saada konkreettista ja tapauskohtaista apua tuotannon eri osa-alueisiin.

Hankkeen peruslinjaus yhdistää toimijoita saman pöydän ääreen kulttuurista, urheilusta, yrityksistä ja eri kokoluokista koetaan sekä hyväksi että huonoksi. Se avaa uusia yhteyksiä ja näkökulmia, mutta osa puheesta menee sivuun eikä välttämättä ole kaikille osallistujille hyödyksi. Oikeilla jäljillä siis olemme, ja toiveet ja kehitysehdotukset ovat mukavasti nyt meidän tiedossamme.

Joulutapahtumien yhteismarkkinointikampanjan näkyvyydestä ja vaikuttavuudesta järjestettiin kysely kuntalaisille. Tietyn ajanjakson tapahtumapöhinän yhteismarkkinointi nähdään tärkeäksi, kaupunkilaiset kokevat saavansa keskitetystä viestinnästä informaatiota hyvin ja se kohottaa ajanjakson kiinnostavuutta asukkaan näkökulmasta. Noin puolelle kyselyyn vastanneista yhteismarkkinoinnin kampanja oli melko merkityksetön, mutta suunta on hyvä ja sitä kannattaa tehdä ja kehittää edelleen. Jatkossa tietyt tehottomat kanavat karsimalla pois saadaan budjetti pienemmäksi ja tehokkaammaksi.

 

No entä 2019?

 

Vuonna 2019 huomio kohdistuu klinikkamaisen kehittämistyöskentelytavan pilotoimiseen, Joensuun tapahtumamatkailuimagon vahvistamiseen, tapahtumien ja yritysten verkoston säännöllisen kokoontumistavan juurruttamiseen, tutkimustyökalupakin kokoamiseen, kumppanuustempausten masinoimiseen, yhteismarkkinointikampanjoiden toteuttamiseen sekä hankalimpana pähkinänä tuotantoyhteistyön kokeilujen avustamiseen.

Palautteistakin nähtiin, että toimijat kaipaavat konkreettista ja omakohtaista apua kumppaneiden etsinnässä ja tapahtumatuotannon osa-alueiden kehittämisessä. Tänä vuonna pilotoimme klinikkatyyppisen kehittämispajan, jonka on tarkoitus jäädä hankkeen jälkeen Tapahtumapalveluille pysyväksi palveluksi. Karkeasti ottaen klinikka lähtee siitä, että valitaan (alueen tapahtumajärjestäjien toiveiden perusteella) tapahtumatuotannon osa-alue, hommataan sen tontin asiantuntija meiltä tai muualta, ja hakumenettelyn kautta valitaan kourallinen organisaatioita kehittämistyöskentelyyn. Kourallinen siksi, jotta klinikassa voidaan taata jokaiselle osallistujalle tapauskohtainen ja konkreettinen apu. Klinikan toteutustapaa ja painotuksia vaihdellaan hieman toteutusten välillä ja yritetään aina seuraavalla kerralla olla edellistä viisaampia. Klinikoita tullaan järjestämään tänä vuonna noin neljä kappaletta.

Joensuun tapahtumamatkailuimagon vahvistamiseen tullaan tänä vuonna keskittymään kovasti. Kokoamme ja kerrytämme kaiken aikaa laadukasta markkinointiaineistoa, jolla tapahtuma-alaa nostetaan esille – erityisesti matkailijalle kohdistettuna. Tapahtumien yhteismarkkinointitoimissa on vahva matkailullinen ulottuvuus, sillä mehän tietysti mieluusti kerromme, että kun meillä tapahtuu silloin ja silloin tosi paljon kaikkea mahtavaa, niin meillä on täällä majoitusliikkeiden kanssa yhteistyö kunnossa sekä parhaat saunat ja vesileikit. Tehokkaimpia aluetaloudellisia vaikutuksia synnyttävät sellaiset tapahtumat, jotka ovat isohkoja, maksullisia, niiden kiinnostavuus ulottuu maakunnan ulkopuolelle ja ne ovat useampipäiväisiä.

Yhteismarkkinoinnillisuus repussa aiomme käydä jalkautumassa myös turuilla ja toreilla, eli ajattelimme järjestää muutamia tapahtuma-Joensuu promoja kumppanitapahtumiemme yhteydessä muualla päin Suomea, ehkäpä myös ulkomailla. Näistä tarkemmin tuonnempana.

Alueemme tapahtumajärjestäjien ja tapahtumamarkkinoinnista kiinnostuneiden yrityspäättäjien verkoston kokoontumisia ilman muuta jatketaan tänäkin vuonna. Poiketen viime vuodesta, nyt pyrimme luomaan tapaamisille toistuvamman kaavan, jotta se voi paremmin juurtua pysyväksi toimintatavaksi ja tulla ihmisille tutuksi. Ja vapaamuotoisen verkostoitumisen tarve tullaan huomioimaan tilaisuuksissa, siihen yritetään varata aina sopivan verran aikaa ja edellytyksiä.

Tänäkin vuonna tutkitaan kymmenen tapahtumaa ja samoja asioita kävijöiltä tullaan nytkin kysymään. Todennäköisesti suurin osa tutkittavista tapahtumista vaihtuu, joten vertailukelpoisuus vuosien välillä ei ole tässä se juttu, vaan se, että saamme kävijä- ja taloustietoa mahdollisimman monesta eri tapahtumasta. Tapahtumajärjestäjien käyttöön tullaan tämän myötä kokoamaan ”tutkimustyökalupakki”, joka todennäköisesti tulee olemaan jonkinlainen kirjallinen ohjeistus tai käsikirjoitus lomakemalleineen.

Haluamme myös, että meille tämän vuoden aikana syntyy muutama oikein tyylikäs ja esimerkillinen markkinointikumppanuustempaus tapahtumien ja yritysten välisestä yhteistyöstä. Näihinhän me pyrimme tapahtumien ja yritysten verkostoitumistilaisuuksilla, mutta ettei potentiaalinen yhteistyö jäisi vain teoreettiselle puheen asteelle, niin aiomme työntää näppimme peliin ja myyräntyöllä masinoida muutaman tempauksen eri tapahtumien yhteydessä.

Tuotantoyhteistyön kehittäminen on vähän hankalampi asia toteuttaa tai pilotoida. Lähtökohtana on se, että meille tarvittaisiin sellainen toimija, joka pystyisi esimerkiksi myymään tapahtumatuotantotyötä ulos. Näin saisimme osaaville tekijöille pysyvämpää työtä sekä ammattimaista laatua sellaisiin tapahtumiin joilla ei varsinaista tuottajaosaamista löydy omasta takaa. Tästä asiasta käy kulisseissa pikkuinen kuhina, katsotaan mitä sen suhteen saamme aikaan.

Onnittelut, että jaksoit lukea tänne asti 😉

Olemme kuulolla!

 

Kevättalvisin hankiaisterkuin 18.2.2019,

Teemu Laasonen

 

Artikkelin kuvat: Teemu Laasonen, RajaSpeksi, Korpipaja, Jenna-Maaria Photography, Jyri Keronen, Niina Väyrynen.

Artikkelin videot: Rookie Communications, Mainostoimisto Fabrik