Tapahtumajärjestäjän on toimitettava ilmoitus poliisille viimeistään 5 vrk ennen tapahtumaa. Suurtapahtumien on toimitettava ilmoitus viimeistään 30 vrk ennen tapahtumaa.

Ilmoituksen voi tehdä poliisin verkkoasioinnissa.

Ilmoituksen tai sen liitteiden tulisi sisältää ainakin

• järjestäjän, järjestäjän yhteyshenkilön ja vastuuhenkilöiden kattavat yhteystiedot myös tapahtuman aikana
• selvitys tapahtuman tarkoituksesta, ohjelmasta ja esiintyjistä
• järjestämispaikka ja sen omistajan tai haltijan suostumus
• arvioitu yleisömäärä/päivä ja yleisömäärä kokonaisuudessaan (kaikki päivät yhteensä)
• tapahtuman alkamisaika ja arvioitu päättymisaika
• selvitys käytettävistä rakennelmista ja erityisistä välineistä (katsomot, esiintymisalueet, lava, teltta, katos, ramppi, rata, avotuli, pyrotekniikka, äänenvahvistimet jne.
• turvallisuus- ja pelastussuunnitelma, joka sisältää järjestyksenvalvontasuunnitelman ja järjestyksenvalvojat 
  • nimi, henkilötunnus ja järjestyksenvalvojakortin numero, jos henkilöllä on kortti
  • tilapäisiksi järjestyksenvalvojiksi hyväksyttävistä tehdään erillinen päätös, josta peritään maksu / hyväksyttävä henkilö. Maksu peritään myös niiden henkilöiden osalta, joita esitetään hyväksyttäväksi, mutta joita poliisi ei pidä sopivana toimimaan järjestyksenvalvontatehtävissä
• tiedot mahdollisesta vastuuvakuutuksesta
• tieto mahdollisesta alkoholin anniskelusta, avotulesta ja musiikin esittämisestä
• suunnitelma liikennejärjestelyistä 
  • liikenteenohjaajiksi esitettävien henkilötiedot: nimi ja henkilötunnus
  • yleisötilaisuuden yhteyteen määrättäviltä tilapäisiltä liikenteenohjaajilta ei edellytetä erillistä koulutusta, mutta heillä on oltava tehtävän edellyttämä asiantuntemus. Tämä voidaan todeta esim. sillä, että henkilöllä on voimassa oleva ajokortti eikä hän ole ajokiellossa

Milloin yleisötilaisuusilmoitusta ei tarvitse tehdä?

Yleisötilaisuusilmoitusta ei tarvitse tehdä, mikäli tapahtuma ei vaadi:

• toimenpiteitä järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseksi
• toimenpiteitä sivullisille ja ympäristölle aiheutuvan haitan estämiseksi
• erityisiä liikennejärjestelyjä

Esimerkiksi sisätiloissa vakituisesti järjestettävät näyttelyt, elokuva-, teatteri- ja oopperanäytökset sekä sellaiset pienehköt konsertit, joihin ei ole tarpeellista asettaa järjestyksenvalvojia sekä kyläyhdistysten omat pienet tapahtumat ovat vapaasti järjestettäviä tapahtumia.

Tutustu poliisin ohjeisiin.

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma vaaditaan jos

• Tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
• Jos yleisönä on erityisryhmä; pienet lapset, vanhukset, liikuntarajoitteiset ym. yli 100 henkilöä
• Tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita taikka erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja.
• Tapahtuma järjestetään sisätilassa, jota ei ole suunniteltu yleisötapahtumiin ja yleisömäärä on yli 100 henkilöä.
• Tapahtumassa on käytössä tilapäismajoitus, kuten koulumajoitus. 
• Tapahtuman poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta.
• Tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille.

Pelastussuunnitelma on toimitettava viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista hyväksyttäväksi alueen pelastusviranomaiselle. Aikaraja on ehdoton.

Jakelu

• Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma toimitetaan seuraaville viranomaisille:
• Pohjois-Karjalan pelastuslaitos info@pkpelastuslaitos.fi
• Itä-Suomen poliisi lupahallinto.pohjois-karjala.ita-suomi@poliisi.fi
• kaupungin viestintä- ja tapahtumapalvelut tapahtumapalvelut@joensuu.fi
• Pohjois-Karjalan ympäristöterveys ymparistoterveys@siunsote.fi

Turvallisuus- ja kemikaalivirasto Tukes valvoo, että tapahtuman järjestäjät laativat tapahtumista kuluttajaturvallisuuslain vaatiman turvallisuusasiakirjan. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse lähettää Tukesiin, ellei Tukes sitä erikseen pyydä.

Turvallisuusasiakirja on syytä tehdä jos:

• tapahtumaan osallistuu yli 2000 henkilöä
• jos tapahtumasta voi aiheutua vaaraa tapahtumaan osallistuvien henkilöiden tai sivullisten turvallisuudelle esim. tapahtuman luonteen tai laajuuden vuoksi.

Voit yhdistää turvallisuusasiakirjan muihin pelastus- tai turvallisuussuunnitelmiin, kunhan yhdistetty asiakirja ottaa riittävästi huomioon turvallisuusasiakirjalta vaaditut asiat. Turvallisuusasiakirja voi koostua useasta eri tiedostosta tai tietolähteestä.

Tukesin sivut

Pohjois-Karjalan ympäristöterveys toimii viranomaisena elintarvikkeiden myyntiin ja tarjoiluun, juomaveteen, käymälöihin ja tupakkatuotteisiin liittyvissä asioissa.

Tapahtumalle pitää tehdä ympäristöterveyden yleisötilaisuusilmoitus, mikäli:

• tapahtumaan odotetaan osallistuvan vähintään 500 yhtäaikaista kävijää

Tee ilmoitus vähintään 30 vrk ennen suuren yleisötilasuuden alkua.

Tee ilmoitus muusta yleisötilaisuudesta vähintään 14 vrk ennen tapahtuman alkua.

Yleisötilaisuusilmoitukseen pitää kirjata muun muassa seuraavat asiat:

• vesi: talousvesijärjestelyt, jätevesijärjestelys
• elintarvikkeiden myynti ja tarjoilu
• onko tapahtumassa alkoholitarjoilua / -myyntiä
• tupakointiin liittyvät järjestelyt
• jätehuollon järjestäminen
• käymälät
• melu

Yleisötilaisuuden järjestämisestä voit kysyä neuvoja terveystarkastajalta.

Yleisötilaisuus - siunsote.fi

Meluilmoituksen voi tehdä sähköisesti täällä (lomake aukeaa klikkaamalla linkkiä), josta se menee automaattisesti Joensuun kaupungin ympäristönsuojeluun. Lisätietojaymparistonsuojelu@joensuu.fi.

Meluilmoitus tulee tehdä erityisen häiritsevää melua aiheuttavasta tapahtumasta, kuten ulkoilmakonsertista.

• ulkoilmakonsertti, jossa käytetään äänentoistolaitteita klo 22.00 jälkeen
• moottoriurheilukilpailut
• yleisötapahtuma, joka aiheuttaa erityisen häiritsevää melua

Toimita meluilmoitus ympäristönsuojeluyksikköön hyvissä ajoin. Ilmoitus on tehtävä vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtuman alkua, mutta mielellään 30 vuorokautta ennen.

Tilapäisistä liikennejärjestelyistä ja kalualueiden käytön päätöksistä vastaa Joensuun kaupunkirakennepalvelut.

Yleiselle alueelle sijoittuvat tapahtumat, kuten esimerkiksi konsertit, paraatit, yleisötilaisuudet ja urheilutapahtumat tai elokuvien ja mainosten filmaamiset ovat myös tilanteita, joihin voidaan tarvita tilapäisten liikennejärjestelyjen päätös.

Tapahtumajärjestäjä laatii liikennesuunnitelman ja toimittaa sen kaupunkirakennepalveluiden käsiteltäväksi Lupapiste.fi -palvelun kautta. Kaupunkirakennepalvelut pyytää suunnitelmaan tarvittaessa tarkennuksia ja lisätietoja. Huom! Suunnitelman voi laittaa myös tapahtumalupahakemuksen liitteeksi.

Lisätietoa tilapäisistä liikennejärjestelyistä

Tapahtuman järjestäminen vaatii usein tilapäisten rakenteiden pystyttämistä.

Ole yhteydessä kaupungin rakennusvalvontaan, mikäli:

• Tapahtumassasi rakennetaan tilapäisiä rakenteita, jotka sijoitetaan tapahtuma-alueelle yli kuukaudeksi
• Tapahtumasi edellyttää suurien katsomoiden tai poikkeuksellisten rakenteiden pystyttämistä

Yhteys: rakennusjaymparistolautakunta@joensuu.fi

Muissa tapauksissa yhteydenottoa ei tarvitse tehdä. Pystytä rakenteet asianmukaisesti ja ammattilaisten avulla.

Tapahtumiin voidaan tehdä viranomaistarkastuksia, joissa tarkistetaan esimerkiksi alueen kunto ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen tai onko turvallisuusjärjestelyt tehty turvallisuussuunnitelman mukaisesti. Viranomaistarkastuksista sovitaan pääasiassa ennakkoon, mutta joitain tarkastuksia voidaan tehdä myös ilman ennakkovaroitusta. Viranomaistarkastusten tavoitteena on varmistaa tapahtuman turvallinen järjestäminen.

Alku- ja loppukatselmus

• Tapahtuma-alueen tarkastus ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen
• Katselmuksissa kirjataan alueen kunto ja mahdolliset vauriot ennen tapahtumaa ja tapahtuman jälkeen
• Joensuun kaupungin tapahtuma-alueilla alku- ja loppukatselmukset toteutetaan yhteistyössä kaupunkikeskustayhdistys Virran kanssa

Terveystarkastus / Pohjois-Karjalan ympäristöterveys

• elintarvikkeiden myynti ja järjestelyt asianmukaisesti
• talousveden ja jäteveden käsittely
• käymäläjärjestelyt

Palotarkastus / Pohjois-Karjalan pelastuslaitos

• alkusammutuskalusto
• pelastussuunnitelmaan kirjattujen asioiden tarkistus

Viime vuosina yleisötapahtumien toteutukseen on tullut osaksi terveysturvallisuus. Mahdolliset epidemiat voivat vaikuttaa tapahtumien järjestämiseen.

Mikäli tapahtumaan on tarpeen asettaa järjestyksenvalvojia, niin järjestyksenvalvojien määrä sovitaan yhdessä poliisin kanssa:

• Koulutettuja järjestyksenvalvojia tulisi olla vähintään 75 % kokonaismäärästä
• Mitään tarkkoja lukuja järjestyksenvalvojien määrästä ei voi sanoa, koska tilaisuuden luonne, olosuhteet, yleisörakenne, ohjelma, paikka, tarjoilu, sää, viikonpäivä yms. vaikuttavat paljon. Sovi määrä poliisin kanssa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa.
• Vaikuttavia tekijöitä ovat myös järjestyksenvalvojien ammattitaito eli koulutus ja kokemus.

Perusluvut, joista voi lähteä liikkeelle:

• 1 järjestyksenvalvoja 100 katsojaa kohti; jalkapallo-, jääkiekko- ja pesäpallo-ottelut ja vastaavat
• 1 järjestyksenvalvoja 100 -150 katsojaa kohti; konsertit ja vastaavat
• 1 järjestyksenvalvoja 200 katsojaa kohti; konsertit, joissa yleisö istuu paikallaan (tai ei ole anniskelua)

Tarvitaanko turvallisuuspäällikköä?

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelmaan määritetään turvallisuudesta vastaava henkilö. Yleensä se on tapahtuman tuottaja, mutta isoissa tapahtumissa kokonaisuus on niin iso, että on syytä rekrytoida erillinen turvallisuuspäällikkö. 

Tapahtumiin liittyvä ensiapuvalmius on minimissään se, että tapahtuma-alueelta löytyy ensiaputarvikkeet ja osaaminen niiden käyttöön. Tätä voi edellyttää esimerkiksi järjestyksenvalvojilta. Ulkopuolisen (esim. SPR) toimijan ottaminen ensiavun järjestämiseksi on suositeltavaa silloin, kun tapahtuman osallistujamäärä on suuri.

Tapahtuman ensiavun järjestelyt kuvataan pelastussuunnitelmassa ja ne tulee toteuttaa pelastusviranomaisten hyväksymän suunnitelman mukaisesti.

Yksiselitteistä ensiapuhenkilöstön määrää ei ole olemassa vaan määrä tulee suhteuttaa tapahtuman henkilömäärään, riskeihin ja alueen kokoon. Myös ensiapuvarusteet tulee laadultaan ja määrältään suhteuttaa tapahtuman luonteeseen.

Pelastussuunnitelmaan pitää kirjata, kuka johtaa ensiapuvalmiutta ja miten ensiavun antamiseen on varauduttu.